Microsoft rolt momenteel een wijziging uit die bepaalde gebruikers plotseling in alleen-lezen-modus zet in OneDrive en SharePoint Online, zonder een duidelijke foutmelding.
Als je nu niet controleert of je tenant getroffen is, krijgt je helpdesk de komende weken onverklaarbare klachten te verwerken. Dit is wat je moet weten en doen.
Wat verandert er?
SharePoint Online heeft altijd al opslagquota per gebruiker gehad, maar de handhaving ervan verliep niet altijd consistent. Onder bepaalde omstandigheden kon de quota-evaluatie tijdens een vernieuwingscyclus foutief verlopen, waardoor sommige gebruikers meer opslagruimte kregen dan hun licentie toestaat.
Microsoft corrigeert dit nu met Message Center-melding MC1310684. Vanaf eind mei 2026, met verwachte afronding in juni 2026, worden alle gebruikersquota opnieuw beoordeeld op basis van de licentietitel. Wie te veel opgeslagen heeft, wordt in alleen-lezen-modus geplaatst. Dat betekent: bestanden bekijken kan nog, maar opslaan, aanmaken of bewerken niet meer, tot de situatie rechtgezet is.
Drie scenario's waarbij het fout kan lopen
Voor de meeste commerciële tenants met standaard licentie-instellingen heeft dit geen impact. Maar er zijn twee situaties waarbij je wél in de problemen kan komen:
EDU-gebruikers met A1-licentie
Office 365 A1 geeft recht op 100 GB OneDrive. Accounts die voor de handhaving aangemaakt werden, kregen soms 1 TB of meer. Die worden nu teruggebracht naar 100 GB.
Achtergebleven gebruikers zonder licentie
OneDrive-accounts die bewaard zijn na uitdiensttreding, maar waarvan de licentie verwijderd is, hebben een verwachte quota van 0. Elke byte die nog opgeslagen staat, is technisch gezien "over quota".
Hoe spoor je getroffen gebruikers op?
Microsoft heeft een officieel PnP-script gepubliceerd dat speciaal voor dit scenario is gemaakt. Je vindt het rechtstreeks via de link in MC1310684:
Identify OneDrive Users Over License-Based Storage Quota (PnP Samples)
Het script werkt uitsluitend via Microsoft Graph. Je hebt geen SharePoint Online Management Shell of PnP PowerShell nodig. De vereiste modules worden automatisch geïnstalleerd met de parameter -InstallPrerequisites. Het script is volledig alleen-lezen: het past niets aan in je tenant.
Er zijn drie scanmodi:
- FastScan (standaard): haalt alle OneDrive-data op via de Graph Reports API in één bulkdownload. Werkt razendsnel, zelfs op grote tenants. Nadeel: rapportdata is maximaal 48 uur oud. Werkt niet als je tenant "anonieme gebruikersnamen in rapporten" heeft ingeschakeld.
- LegacyScan (-LegacyScan): real-time gegevens, maar traag bij grote tenants (reken op twee uur of meer bij 10.000+ gebruikers). Gebruik dit als FastScan niet werkt door de anonimisatieinstelling.
- TargetedUser (-UserPrincipalName): controleer één of meer specifieke gebruikers direct. Handig om een melding van de helpdesk snel te verifiëren.
Een basisrun ziet er zo uit:
.\Get-ODBOverQuotaUsers.ps1 -ExportPath "C:\Reports\OneDriveQuotaReport.csv"
Het CSV-rapport toont over-quota-gebruikers bovenaan, met kolommen voor licentietier, verwachte quota, gebruikte opslag en hoeveel de gebruiker over zijn limiet zit. Dat maakt het eenvoudig filteren in Excel en prioriteren van de opvolging.
Anonimisatie in rapporten uitgeschakeld?
Controleer je instelling via het SharePoint-beheercentrum onder Rapporten > Instellingen > Geanonimiseerde gebruikersnamen weergeven in rapporten. Als dat ingeschakeld is, werkt FastScan niet en moet je LegacyScan gebruiken of de instelling tijdelijk uitschakelen.
Wat doe je met gebruikers die over quota zitten?
Er zijn twee correctieve paden:
- Licentie upgraden. Als de gebruiker die extra opslag effectief nodig heeft, is het toewijzen van een hogere licentietier de meest duurzame oplossing.
- Opslag terugbrengen. Werk samen met de gebruiker om bestanden op te ruimen of te archiveren tot de licentielimiet bereikt is.
Voor verlaten gebruikers zonder licentie hangt de juiste keuze af van het bewaarbeleid in je organisatie. Opties zijn: een minimale licentie toewijzen aan het account, de inhoud extern archiveren, of aanvaarden dat het account in alleen-lezen-modus blijft tot het verwijderd wordt.
Wat als al je gebruikers binnen hun licentielimiet zitten?
Dan hoef je niets te doen. Microsoft past geen quota's aan, verwijdert geen bestanden en stuurt geen notificaties naar gebruikers die binnen hun limiet blijven. De wijziging heeft uitsluitend impact op accounts die al over hun licentie-gebaseerde limiet zitten.
Toch is het loont de moeite om het PnP-script minstens één keer te draaien, al was het maar om een nulmeting te hebben. Opslaggebruik groeit stilaan, en als je vandaag weet waar je staat, kan je later proactief bijsturen.
