Microsoft Forms is een krachtige tool om snel enquêtes, inschrijvingen of evaluaties op te zetten. Maar wist je dat je ook groepsformulieren kan maken?
Dat lijkt een kleine keuze, maar het maakt een wereld van verschil in een schoolcontext. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dit aanpakt én waarom het zo belangrijk is.
Wat is een groepsformulier?
Standaard maak je een formulier in Microsoft Forms onder je eigen account. Dat betekent dat jij de eigenaar bent.
Bij een groepsformulier zit het formulier niet op jouw naam, maar in een Microsoft 365-groep (bijvoorbeeld een team).
👉 Concreet: iedereen in die groep kan het formulier bekijken, aanpassen en beheren.
Hoe maak je een groepsformulier?
Je hebt twee opties.
Optie 1 – Nieuw groepsformulier maken
- Ga naar Microsoft Forms.
- Scroll naar “Mijn groepen”.
- Kies de juiste groep (bv. een team of werkgroep).
- Klik op “Nieuw groepsformulier”.
- Bouw je formulier zoals je normaal doet.
✔️ Resultaat: het formulier hoort meteen bij je team
Optie 2 – Bestaand formulier verplaatsen
Heb je al een formulier gemaakt? Dan kan je het eenvoudig omzetten:
- Ga naar “Mijn formulieren”.
- Klik op de drie puntjes (…) bij je formulier.
- Kies “Verplaatsen naar een groep”.
- Selecteer de juiste groep.
- Bevestig.
✔️ Iedereen in de groep wordt mede-eigenaar.
Waarom kiezen voor een groepsformulier?
1. Continuïteit gegarandeerd
Bij een persoonlijk formulier zit alles vast aan één persoon. Verlaat die medewerker de school? Dan kan het formulier moeilijk bereikbaar of zelfs onbruikbaar worden. Bij een groepsformulier blijft alles toegankelijk voor het team. Collega’s kunnen verder werken, zelfs als de maker wegvalt.
2. Samenwerken wordt eenvoudig
- Meerdere collega’s kunnen vragen aanpassen
- Resultaten samen analyseren
- Formulier door meerdere personen delen
- Voorkomt eindeloze mailtjes met “kan jij dit nog even aanpassen?”
- Iedereen werkt in dezelfde versie
3. Data centraal opgeslagen
Bij groepsformulieren worden de antwoorden opgeslagen op de gedeelde omgeving (SharePoint/Teams). Dat betekent: geen losse Excel-bestanden, iedereen werkt met dezelfde data en minder kans op fouten.
4. Betere workflow voor scholen
Denk aan:
- Inschrijvingsformulieren
- Evaluaties van projecten
- Enquêtes bij leerlingen of ouders
- Interne bevragingen
Deze formulieren zijn zelden “van één persoon” maar horen bij een team of schoolwerking. Het is dus een goed idee om deze standaard als groepsformulier op te zetten.
Dus...
Een groepsformulier is een slimme keuze!
De voordelen op een rij:
- Continuïteit bij personeelswissels
- Samenwerken zonder beperkingen
- Centrale opslag van antwoorden
- Minder administratie en fouten
