Jusqu’à présent, lorsque vous invitez un participant externe à rejoindre un canal ou une réunion Teams, Microsoft envoyait l’e-mail d’invitation depuis une adresse anonyme de type « no-reply ». Cela va bientôt changer : l’e-mail sera envoyé depuis votre propre adresse e-mail. Un petit changement qui fait une grande différence en termes de confiance, de confidentialité et de facilité d’utilisation.
Quels sont exactement les changements ?
À l'heure actuelle, lorsqu'un invité externe reçoit une invitation Teams, il voit apparaître comme expéditeur l'adresse [email protected]. Cette adresse ne donne aucune indication sur l'identité de la personne qui a réellement envoyé l'invitation. Les invités se posent alors les questions suivantes : cette invitation est-elle légitime ? Qui m'a invité ? Dois-je y répondre ?
À partir de fin juin 2026, votre propre adresse e-mail apparaîtra dans le champ « De », par exemple [email protected]. L'invité saura immédiatement qui l'a invité et pourra simplement répondre à cet e-mail s'il a des questions.
Pourquoi est-ce important pour le RGPD ?
Le RGPD oblige les organisations à faire preuve de transparence quant à l'identité de la personne qui traite les données à caractère personnel et au cadre dans lequel ce traitement s'inscrit. Un e-mail d'invitation provenant d'une adresse « no-reply » anonyme ne respecte guère ce principe de transparence : le destinataire ne sait pas qui le contacte, ni pourquoi, ni dans quel contexte. En indiquant l’adresse e-mail personnelle de la personne qui envoie l’invitation comme expéditeur, on identifie immédiatement le responsable de l’invitation. Cela renforce la responsabilité de nos propres collaborateurs et garantit un contexte de traitement plus compréhensible pour la personne concernée.
Du point de vue du RGPD, il s'agit donc d'un pas dans la bonne direction. Les personnes externes qui ont des doutes quant à la légitimité d'une invitation peuvent désormais écrire directement à l'expéditeur pour demander plus de précisions, au lieu de devoir chercher à identifier la personne qui se cache derrière une adresse Microsoft générique.
Quelles sont les implications en termes de facilité d'utilisation ?
Dans un environnement scolaire, vous travaillez régulièrement avec des personnes extérieures : parents, accompagnateurs, inspecteurs, entreprises d'accueil de stagiaires ou collègues d'autres établissements. Ces personnes ne sont pas toujours familiarisées avec Microsoft Teams et, lorsqu'elles reçoivent une invitation, elles se posent parfois les questions suivantes :
Questions typiques posées aujourd'hui au service d'assistance
« J'ai reçu un e-mail d'un employé de Microsoft, mais je ne connais personne chez Microsoft. Dois-je cliquer sur ce lien ? » ou « Je voulais poser une question, mais il n'y avait pas d'adresse de réponse dans l'e-mail. »
Grâce à cette nouvelle approche, ces personnes externes reçoivent un e-mail qui donne l'impression qu'elles ont été invitées directement par un collègue ou un interlocuteur qu'elles connaissent. Elles peuvent simplement répondre à cet e-mail si elles ont des questions. Le seuil pour participer à un environnement Teams s'en trouve ainsi sensiblement abaissé.
Avantage pour le service d'assistance
Moins de signalements prêtant à confusion concernant des « e-mails Microsoft suspects ». Les personnes extérieures trouvent plus rapidement leur chemin et, en cas de doute, contactent simplement la personne qui les a invités.
